Quand le notaire doit-il faire appel à un généalogiste ?

Le recours à un généalogiste est parfois nécessaire pour établir la dévolution d'une succession ou retrouver un héritier dont l'adresse est inconnue.

La fonction principale des généalogistes est de rechercher les héritiers des personnes décédées et de révéler la succession aux ayants droit. Ils peuvent agir spontanément lorsqu'ils ont connaissance d'une succession dont les héritiers ne sont pas connus. Ils interviennent aussi à la demande du notaire ne parvenant pas à établir la dévolution d'une succession dont il a été chargé par certains ayants droit ou par un tiers, par exemple le propriétaire des locaux loués par le défunt. 

Hormis le cas des successions soumises au régime de la vacance ou de la déshérence, nul ne peut se livrer ou prêter son concours à la recherche d'héritier dans une succession ouverte ou dont un actif a été omis lors du règlement de la succession s'il n'est porteur d'un mandat donné à cette fin. Le mandat peut être donné par toute personne qui a un intérêt direct et légitime à l'identification des héritiers ou au règlement de la succession.

Aucune rémunération, sous quelque forme que ce soit, et aucun remboursement de frais n'est dû aux personnes qui ont entrepris ou se sont prêtées aux opérations susvisées sans avoir été préalablement mandatées à cette fin dans les conditions du premier alinéa (L. n° 2006-728, 23 juin 2006, art. 36,).

Les mandataires judiciaires à la protection des majeurs ne peuvent délivrer un mandat de recherche des héritiers de la personne protégée qu'après autorisation du juge des tutelles (C. civ., art. 420, al. 2).

Le mandataire judiciaire à la protection des majeurs doit saisir le notaire du défunt ou à défaut demander au président de la chambre d'en désigner un (CPC, art. 1215).

En raison de la dispersion des familles et la mobilité de la population, il arrive parfois qu'un héritier même parent proche, éventuellement un enfant, ne puisse être retrouvé. Les généalogistes grâce à leurs fichiers et aux méthodes d'investigation qu'ils sont en mesure de mettre en œuvre parviennent généralement à retrouver l'adresse de l'héritier recherché.

Le notaire ne peut recourir à un généalogiste avant d'avoir fait lui-même les investigations propres à l'identification et à la localisation des héritiers. Ce n'est que lorsque les recherches s'avèrent vaines que le recours à des généalogistes peut s'avérer justifié. Il a été jugé qu'il ne peut être reproché à un notaire d'avoir quelques jours après un décès, eu recours à un cabinet de généalogistes : il n'est pas établi qu'il eût été en mesure d'aboutir rapidement par lui-même à l'identification des héritiers (TGI Paris, 1re ch., 17 déc. 199.

Le notaire doit conserver, en tout état de cause, la maîtrise de la procédure et lui seul peut procéder aux opérations de liquidation et de partage de la succession (Rép. min. n° 139 : J.O. A.N .Q 28 juin 1993, p. 1836 ). Il ne peut bloquer l'actif à la demande du généalogiste en exposant les héritiers à payer des pénalités fiscales (CA Pau, 23 nov. 2000)

La demande de garantie formée contre le notaire chargé de la succession qui a demandé au généalogiste de rechercher les héritiers doit être rejetée. En effet, en relevant qu'aucun élément du dossier n'établissait que le juge des tutelles, qui avait placé la défunte sous tutelle, avait été en possession de la totalité des informations susceptibles d'aider le notaire dans la recherche des héritiers, la our d'appel, sans inverser la charge de la preuve, n'a fait qu'apprécier, dans l'exercice de son pouvoir souverain, la valeur des pièces produites et en déduire l'absence de préjudice en rapport avec la faute alléguée (Cass. 1re civ., 19 févr. 2002).

Le notaire n'est pas responsable lorsqu'un généalogiste a découvert en Ukraine, un an après la vente d'un immeuble dépendant de la succession, une fille du défunt séparée de son père depuis près de 50 ans (Cass. 1re civ., 13 déc. 2005).

Les notaires ne peuvent accepter, sous peine de sanctions disciplinaires, qu'un tiers leur remette tout ou partie de la rétribution par lui reçue à l'occasion, soit de la conclusion d'un acte, soit des pourparlers ou démarches qui ont précédé ou accompagné une convention à laquelle ils interviennent à quelque titre que ce soit (D. 8 mars 1978, art. 16, abrogé). Le notaire ne peut recevoir de sommes des généalogistes, contrairement à une pratique ancienne (Convention généalogistes/notaires du 19 mai 2015 : C. not.).